Кого мы ищем
Мы — многопрофильная частная клиника в Южном Бутово. У нас стоматология, лабораторная диагностика (анализы), УЗИ, гинекология, отоларингология, гастроэнтерология, дерматология и косметология.
Нам нужен приветливый, энергичный администратор, который умеет не просто «принять звонок», а записать пациента: услышать запрос, подобрать нужного специалиста, объяснить ценность услуги и довести человека до приёма.
Если вы уже работали в медцентре или стоматологии, свободно ориентируетесь в медицинских услугах и анализах, любите порядок и людей — нам по пути.
Задачи администратора
1. Запись пациентов и работа со входящим потоком
•Приём входящих звонков (телефон, WhatsApp, Telegram, MAX), заявок с сайта, из соцсетей и агрегаторов (ПроДокторов, Яндекс.Услуги, Zoon).
•Активная запись пациентов: выявление запроса, подбор профильного врача, предложение подходящего времени.
•Консультирование по услугам клиники, срокам и стоимости: приёмы специалистов, УЗИ, лабораторные анализы, стоматология, косметологические процедуры.
•Разъяснение правил подготовки к исследованиям и анализам (натощак, отмена препаратов, дни цикла для УЗИ и гинекологии и т. д.).
•Исходящие звонки: подтверждение записи накануне, перезапись при отменах, работа с «недозвонами» и незакрытыми заявками.
•Возврат пациентов: обзвон по повторным приёмам, контрольным осмотрам, профгигиене.
•Ведение листа ожидания и оперативное заполнение «окон» в расписании врачей.
2. Работа с пациентами в клинике
•Встреча и сопровождение пациентов: доброжелательный приём, помощь с ориентацией по кабинетам, гардеробом, бахилами.
•Оформление первичных пациентов: договор на оказание медицинских услуг, информированные добровольные согласия, согласие на обработку персональных данных, анкеты.
•Заведение и ведение медицинской карты, контроль полноты подписанных документов.
•Управление ожиданием: контроль очереди, информирование о задержках, предложение чая/воды, поддержание комфортной атмосферы в зоне ресепшена.
•Работа с возражениями и деликатными ситуациями, разрешение конфликтов на своём уровне, эскалация руководителю при необходимости.
•Сбор обратной связи после приёма, приглашение оставить отзыв.
3. Касса и финансовая дисциплина
•Приём оплаты: наличные, банковские карты, СБП; работа с ККТ, выдача чеков.
•Работа с рассрочкой/кредитом на лечение (стоматология, если применимо), оформление предоплат и депозитов.
•Подготовка документов для налогового вычета и справок об оплате по запросу пациента.
4. Расписание врачей и координация
•Формирование и ведение расписания приёмов, контроль загрузки кабинетов.
•Согласование замен, переносов и отпусков врачей, своевременное оповещение пациентов.
•Координация связок «врач — процедура — анализы — повторный приём», чтобы пациент не терялся между этапами.
•Взаимодействие с медсёстрами, ассистентами стоматолога и лабораторией по срокам и подготовке.
5. Лаборатория и результаты анализов
•Оформление направлений на лабораторные исследования, корректный ввод кодов услуг.
•Получение, регистрация и выдача результатов: на руки, на e-mail, в мессенджер — с соблюдением врачебной тайны.
•Информирование пациента о готовности результатов и запись на повторный приём для расшифровки.
6. Документооборот и учёт в программе
•Ведение всех данных в медицинской информационной системе / CRM: карточка пациента, история обращений, источник обращения, статусы заявок.
•Работа с реестрами, выписками, справками, больничными по запросу (в части администратора).
•Учёт расходных материалов на ресепшене, заявки на канцелярию, бахилы, воду, печатные формы.
•Формирование ежедневных и ежемесячных отчётов: количество записей, конверсия из звонка в приём, выручка смены, отменённые приёмы.
7. Порядок и работа клиники
•Открытие и закрытие клиники: приём смены, проверка готовности кабинетов, включение/выключение оборудования, сдача под охрану.
•Контроль чистоты и презентабельности зоны ресепшена и зоны ожидания, наличие информационных материалов и прайсов.
•Контроль работы уборщицы и подрядчиков, вызов сервисных служб при неполадках.
•Соблюдение санитарных правил, требований по персональным данным (152-ФЗ) и врачебной тайне.
•Помощь в проведении акций и информировании пациентов о новых услугах и специалистах.
Что мы ожидаем от вас
Обязательно:
•Опыт работы администратором в медицинском центре, клинике или стоматологии — от 1 года.
•Понимание медицинских услуг: приёмы профильных специалистов, УЗИ, лабораторные анализы, ортопедия и терапия в стоматологии, косметологические процедуры.
•Знание правил подготовки пациента к анализам и исследованиям.
•Уверенная работа с МИС/CRM, кассовым аппаратом, офисными программами и мессенджерами.
•Грамотная устная и письменная речь, доброжелательность, стрессоустойчивость.
•Навык активной записи: умение не «отпустить» пациента без записи.
•Опрятный внешний вид, готовность работать в едином дресс-коде.
Будет плюсом:
•Опыт в многопрофильной клинике (несколько направлений одновременно).
•Опыт работы с агрегаторами отзывов и репутацией клиники.
•Медицинское образование или курсы по администрированию в медицине.
Условия
•График 2/2, смена с 7:30 до 20:30 — стабильно, с понятным расписанием на месяц вперёд.
•Доход: 75 000 – 95 000 ₽ на руки — оклад за смену + премия за выполнение показателей по записи и выручке (итоговый уровень обсуждаем на встрече и зависит от опыта).
•Оформление по ТК РФ с первого дня, оплачиваемый отпуск и больничный, полностью белая выплата.
•Адрес: Москва, Чечёрский проезд, д. 130 — в шаговой доступности от жилых кварталов Южного Бутово.
•Лечение и диагностика для вас и близких на льготных условиях.
•Молодая доброжелательная команда и руководитель, который на связи и решает вопросы, а не создаёт их.
•Реальные перспективы: старший администратор → администратор-координатор → управляющий клиникой.
