Обязанности
Осуществляет:
•организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности министра;
•организацию документооборота министерства, в том числе организацию работы министерства в государственной межведомственной информационной системе электронного документооборота Правительства Красноярского края и иных органов исполнительной власти Красноярского края «Енисей-СЭД», в том числе:
•прием и отправка документов;
•регистрация входящих и исходящих документов;
•подготовка резолюций министра для исполнения документов;
•направление документов заместителям министра и руководителям структурных подразделений с резолюциями министра для исполнения;
•учет документов с пометкой «Для служебного пользования»;
•конвертование исходящих документов, предназначенных для отправки.
Ведет регистрацию приказов министерства, в том числе в электронной форме, за исключением приказов министерства по личному составу, учет приказов, направление зарегистрированных приказов на ознакомление государственным гражданским служащим министерства.
Осуществляет создание и ведение электронной базы электронных образов приказов министерства, за исключением приказов по личному составу.
Выполняет справочно-информационную работу в приемной. Ежедневно в начале служебного дня уточняет информацию о служебных планах, местопребывании и назначенных на день встречах министра и его заместителей.
Осуществляет прием и обработку входящих звонков (переадресация, фиксирование контактной информации), электронной почты, факсимильных сообщений.
Ведёт предварительную запись граждан на приём к министру, извещает граждан лично или по телефону о времени приёма, проводит посетителей в кабинет министра с обязательным предварительным докладом, обеспечивая соблюдение очерёдности предварительной записи.
Печатает по поручению министра необходимые для работы служебные материалы, готовит требующуюся информацию для проведения приёмов, ведёт запись поручений и указаний, возникающих по итогам посещений граждан и сотрудников.
Выполняет при необходимости копировально-множительные работы.
Принимает от государственных служащих министерства подготовленные им проекты документов, подлежащие передаче на подпись или визирование министру, заместителям министра.
Приглашает по поручению министра сотрудников министерства и подведомственных предприятий и учреждений, организует его телефонные переговоры, записывает в отсутствие министра принятые сообщения и доводит их содержание до сведения министра.
Участвует в подготовке заседаний и совещаний, проводимых министром и его заместителями в части подготовки необходимых материалов, оповещения участников о времени и месте проведения, повестке совещания и регистрации участников.
Следит за состоянием рабочего места министра, наличием необходимых канцелярских принадлежностей, за надлежащим эксплуатационным состоянием средств связи, надлежащими условиями труда в кабинете министра (освещение, температура) и качеством уборки кабинета.
Осуществляет иные полномочия, касающиеся служебной деятельности в пределах своей компетенции, установленные отдельными поручениями министра, заместителями министра, непосредственным руководителем.
Требования
•Гражданский служащий, замещающий должность секретаря руководителя, должен иметь профессиональное образование
•Грамотная речь, опрятный внешний вид, доброжелательность
Условия
•Временная ставка на период замещения сотрудника в декретном отпуске (3 года)
•Должность государственной гражданской службы
•Размер зарплаты зависит от классного чина и надбавок за выслугу лет
