О компании
ООО «ВМП-ИНЖИНИРИНГ» — профессиональная сервисная компания, которая специализируется на выполнении полного спектра работ по антикоррозийной защите и огнезащите металлоконструкций зданий, восстановлению бетонных и железобетонных конструкций, сооружений и технологического оборудования предприятий различных отраслей промышленности, включая металлургическую, нефтехимическую и химическую, общестроительную, нефтегазовый комплекс, транспортное строительство, энергетику, гидротехническое строительство, судостроение и судоремонт, объекты железнодорожного транспорта. Кроме того, компания осуществляет лицензированные работы по повышению предела огнестойкости несущих конструкций зданий и сооружений объектов промышленного и гражданского строительства путем нанесения огнезащитных составов. Работы выполняются на всей территории Российской Федерации.
В связи с развитием и расширением компании ищем Офис-менеджера!
Обязанности
Работа с входящими документами
•Приём и первичная обработка корреспонденции (бумажной и электронной): проверка целостности упаковки, комплектности, наличия приложений.
•Регистрация входящих документов в описи с присвоением регистрационного номера, даты, краткой аннотации, указания отправителя.
•Распечатывание входящих электронных документов, организация хранения в электронном виде и на бумажном носителе.
•Распределение документов по исполнителям согласно специфике деятельности и сфере контроля.
Работа с исходящими и внутренними документами
•Проверка оформления исходящих писем и справок на соответствие стандартам: реквизиты, подписи, визы, приложения.
•Регистрация исходящей корреспонденции.
•Подготовка документов к отправке (формирование реестров отправки (СДЭК, Почта России), конвертование, маркировка, взаимодействие с курьерской службой или почтой). Учет и хранение реестров отправки.
•Ведение реестра почтовых отправлений с фиксацией номеров в описи еженедельно.
•Ведение внутреннего документооборота: регистрация приказов, распоряжений, их доведение, хранение и учет листов доведения.
Систематизация, хранение и архив
•Формирование дел согласно утверждённой номенклатуре дел: группировка документов по срокам хранения и тематике, подшивка.
•Ведение текущего архива: обеспечение сохранности, быстрого поиска, ограничение доступа к конфиденциальным материалам.
•Подготовка дел к передаче в архив организации: составление описей, актов, оформление обложек, проверка полноты комплекта.
•Участие в экспертизе ценности документов, в том числе в комиссии по уничтожению документов с истёкшими сроками хранения (с оформлением актов).
•Организация быстрого поиска документов по реквизитам, содержанию, периодам, номерам.
•Выдача копий документов по запросам подразделений.
Документационная поддержка деятельности офиса
•Сканирование, копирование, заверение копий, подготовка приложений к документам.
•Работа в системах электронного документооборота.
•Обеспечение соблюдения правил конфиденциальности и информационной безопасности при работе с документами.
•Выполнение отдельных поручений, связанных с документационным обеспечением (подготовка материалов к совещаниям, оформление командировочных и иных пакетов документов, организация печати широкоформатных документов и т. п.).
Требования
•Опыт работы в строительном направлении ОБЯЗАТЕЛЕН!
•Опыт работы в кадровом делопроизводстве от 3-х лет, с численностью не менее 300 чел.
•Опыт ведения деловой переписки.
•Высшее гуманитарное образование.
•Активная жизненная позиция, готовность принимать нестандартные решения и брать ответственность.
Условия
•Официальное трудоустройство с 1-го дня выхода на работу.
•«Белая», прозрачная заработная плата 2 раза в месяц.
•ДМС после испытательного срока.
Уважаемые соискатели! Рассматриваются кандидаты ТОЛЬКО с опытом в строительной сфере!
