О компании
Мы - компания QOPP! Входим в ТОП-3 бренда на маркетплейсах по продажам компьютерных комплектующих (оперативная память, накопители информации, ноутбуки). У нас собственное производство комплектующих и ноутбуков под брендом QOPP. Мы представлены на Ozon, WB, Яндекс Маркете, и у нас внушительные продажи – каждый месяц десятки тысяч покупателей делают выбор в пользу наших продуктов.
Наша команда ищет офис-менеджера, который снимает с команды всю офисную рутину: офис и склад, подрядчики, документы, поездки, события. Роль для тех, кто замечает задачу сам и доводит её до конца.
Обязанности
•Обеспечение бесперебойной работы офиса: закупка и своевременная доставка всего необходимого — вода, кофе, чай, канцелярия, хозтовары, расходники для техники.
•Подготовка запросов партнёрам.
•Учет рабочего времени сотрудников, включая отработанные часы, переработки, отгулы и отпуска.
•Ежедневное обслуживание и контроль кофемашины, кулера, МФУ и офисной техники, робот пылесоса, вызов сервисных специалистов при неполадках.
•Поддержание чистоты и порядка во всех помещениях: переговорная, места общего пользования; контроль работы клининга, мелкие бытовые задачи, вынос мусора.
•Встреча гостей и партнёров в офисе: пропуска, переговорная, напитки, организация встречи от и до.
•Организация и закупка необходимого для склада (упаковка, канцелярия, расходники), чтобы коллеги не отвлекались от своих задач.
•Взаимодействие с бизнес-центром и управляющей компанией: аренда, эксплуатация, пропуска, парковка.
•Подбор и ведение подрядчиков и сервисных организаций: поиск, сравнение предложений, заключение договоров, организация работ, контроль качества и сроков.
•Оптимизация расходов на содержание офиса и склада, планирование и ведение отчётности в рамках вверенного бюджета.
•Приём, регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции, работа с курьерскими службами и почтой.
•Организация архивации административных документов: акты, договоры аренды, первичная и закрывающая документация, взаимодействие с бухгалтерией по счетам.
•Приём и распределение звонков на корпоративный телефон.
•Организация поездок сотрудников: билеты, проживание, трансфер, отчётные документы.
•Транскрибация совещаний: запись, расшифровка, протокол и список задач ответственным.
•Онбординг новых сотрудников в административной части: пропуск, доступы, парковка, подготовка рабочего места.
•Организация корпоративных событий и праздников «под ключ»: идея, подрядчики, бюджет, логистика, проведение.
•Участие в проектах компании, организация открытия нового помещения для различных нужд и проектов компании.
•Помощь в деятельности с маркетплейсами.
Требования
•Опыт работы в аналогичной роли от 1 года: офис-менеджер, административный менеджер, ассистент, АХО.
•Умение работать самостоятельно: замечать задачу раньше, чем о ней попросили, и доводить её до результата без контроля.
•Опыт закупок и работы с подрядчиками: счета, договоры, закрывающие документы.
•Уверенное владение Excel / Google Таблицами (реестры, бюджеты, учёт), электронной почтой, ЭДО, нейросети.
•Грамотная устная и письменная речь, деловой этикет, спокойствие в режиме многозадачности.
•Внимание к деталям и аккуратность в документах.
Условия
•График: 5/2 c 9:00-18:00, 10:00-19:00.
•Рабочее место: ул. Цветочная, д.25, БЦ Мануфактура.
•Оплата от 70000 руб. (Дополнительно 5 тыс рублей компенсация обедов).
•Гарантированные и своевременные выплаты з/п 1 раз в месяц.
•Реальная возможность карьерного роста.
•Корпоративные мероприятия для всех членов команды (картинг, страйкбол и др.).
