О компании
Скайлекс — Российская технологическая компания. Разрабатываем системы лазерного сканирования, цифровых двойников и 3D-диагностики конвейерного оборудования. Наши решения помогают горнодобывающим и перерабатывающим предприятиям повысить эффективность, снизить издержки и сделать их производство умнее.
Ищем организованного и энергичного специалиста, который полностью возьмёт на себя административное сопровождение компании, чтобы руководители и инженеры могли заниматься своей основной работой.
Обязанности
Офис и хозяйственное обеспечение
•Заказ канцтоваров, воды и расходных материалов, контроль запасов без отдельных поручений.
•Организация ремонта и обслуживания офисной техники.
•Взаимодействие с арендодателем, клинингом, интернет-провайдером и подрядчиками.
•Подготовка рабочих мест новых сотрудников, учёт, выдача и возврат техники и имущества.
Закупки
•Поиск поставщиков, запрос КП и счетов, сравнение условий.
•Подготовка вариантов на согласование, оформление заказов.
•Контроль оплаты, отгрузки и сроков поставки, организация возвратов и обменов.
Доставка и логистика
•Курьерские отправления, работа с транспортными компаниями.
•Отслеживание грузов, срочные доставки, решение вопросов при задержках и повреждениях.
•Координация перевозок оборудования на объекты и с объектов.
•Работа в транспортном ЭДО: оформление и контроль ЭТРН.
Командировки
•Бронирование билетов, гостиниц и трансферов в рамках согласованного бюджета.
•Сбор закрывающих документов, ведение реестра командировок.
Документооборот
•Оформление приказов на уполномоченных лиц, ведение реестра (журнала).
•Подготовка доверенностей, сопроводительных писем и типовых запросов по шаблонам.
•Оформление заявок (на выполнение работ, допуск сотрудников на объекты и т. д.).
•Оформление различных актов по образцам и шаблонам.
•Оформление текстовых документов (пояснительные записки, паспорта, инструкции) по шаблону: шрифты, отступы, стили, нумерация, колонтитулы. Содержание готовят специалисты.
•Сканирование, печать, заверение документации с составлением реестров.
•Контроль подписания договоров, ведение реестра и сроков действия.
•Сбор комплектов документов для банков, тендерных площадок и контрагентов.
•Архивация актов, приказов, договоров и реестров, контроль актуальности корпоративных документов.
Корпоративные сервисы
•Учёт корпоративных SIM-карт, подписок и сервисов.
•Контроль сроков продления, взаимодействие с операторами и техподдержкой.
Требования
•Опыт от 1 года офис-менеджером, административным ассистентом, помощником руководителя или делопроизводителем. Опыт в промышленности не обязателен.
•Word на продвинутом уровне: стили, разделы, многоуровневые списки, оглавления, колонтитулы, шаблоны.
•Уверенный Excel: ведение реестров и журналов.
•Внимательность к деталям: ошибка в дате, ФИО или реквизитах может сорвать поставку или выезд.
•Умение вести много задач параллельно и ничего не терять.
•Ответственность за результат: задача закрыта, когда решена, а не когда отправлена заявка.
•Уверенная коммуникация: не боитесь звонить, уточнять, договариваться и добиваться ответа.
•Спокойное отношение к срочным изменениям.
Будет плюсом
•Знание ГОСТ Р 7.0.97-2016.
•Опыт оформления пропусков и допусков на промышленные предприятия.
•Опыт работы с ЭДО (Диадок, СБИС и т. п.) и транспортными компаниями.
Условия
•Официальное оформление по ТК РФ.
•График 5/2, с 8:00 до 17:00.
•Офис в БЦ «Редуктор», Предпортовая ул., 5.
•Работа в растущей технологической компании и возможность развиться до executive assistant руководителей.
В отклике коротко опишите, какие административные задачи и документы вы вели самостоятельно.
