Чем предстоит заниматься
Административная поддержка офиса:
— обеспечивать жизнедеятельность офиса: заказывать канцелярские товары, расходные материалы, хозтовары, воду, чай/кофе и т. п.;
— контролировать остатки запасов и своевременно формировать заявки поставщикам;
— взаимодействовать с подрядчиками (клининг, курьерские службы, техобслуживание оргтехники и др.);
— принимать и распределять входящую корреспонденцию, вести учёт исходящих писем, организовывать отправку почтой и курьерскими службами.
Работа с оргтехникой и документооборотом:
— уверенно пользоваться МФУ, сканером, принтером, факсом: выполнять копирование, сканирование, печать, устранять типовые ошибки (замятие бумаги, отсутствие тонера и т. д.);
— подготавливать документы к архивации, вести номенклатуру дел, поддерживать порядок в бумажных и электронных архивах;
— оформлять простые внутренние документы (служебные записки, заявки, акты приёма‑передачи и т. п.).
Помощь бухгалтеру:
— формировать первичные документы по шаблонам (акты, накладные, счета‑фактуры) и проверять их на соответствие реквизитам;
— собирать и систематизировать подтверждающие документы от поставщиков и подрядчиков (чеки, акты, УПД, счета);
— сканировать и загружать первичку в учётную систему (1С, ЭДО и др.), следить за полнотой комплекта документов;
— участвовать в инвентаризации ТМЦ в офисе: фиксировать остатки, сверять с данными учёта, оформлять акты;
— помогать в подготовке пакета документов для сдачи отчётности (сортировка, проверка комплектности).
Организационная поддержка:
— встречать посетителей, помогать с навигацией по офису, обеспечивать кофе‑брейк при необходимости;
— вести календарь общих событий офиса, помогать в организации внутренних мероприятий;
— выполнять поручения руководства в рамках должностных обязанностей.
Что мы ждём от кандидата
— опыт работы офис‑менеджером, администратором или помощником бухгалтера — от 6 месяцев (рассматриваем и без опыта при готовности быстро обучаться);
— уверенное владение MS Office (Word, Excel), навыки работы с электронной почтой и облачными хранилищами;
— опыт работы в 1С или готовность освоить базовые операции;
— понимание принципов документооборота и правил оформления первичных документов;
— умение обращаться с офисной оргтехникой (МФУ, сканер, принтер);
— внимательность, аккуратность, умение расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности;
— грамотная устная и письменная речь, доброжелательность и клиентоориентированность.
Условия работы
— официальное трудоустройство по ТК РФ;
— оборудованное рабочее место, доступ к необходимой оргтехнике и программам;
— понятные процессы и поддержка коллег, в том числе бухгалтера.
