Обязанности
•Сканирование договоров, спецификаций и любых иных документов, отправка поставщикам по средствам электронной почты, выгрузка в сетевую папку битрикс для бухгалтерии
•Формирование полного комплекта документов для заключения договоров: сбор реквизитов, подготовка проектов договоров, согласование с юридической службой
•Ведение электронного архива договоров, их учет и систематизация. Контроль сроков действия
•Подготовка и отправка писем, запросов по электронной почте и др. каналам связи
•Проверка и оформление закрывающих документов (счета, накладные, ТТН) от поставщиков и перевозчиков, сверка актов (на соответствие реквизитов, суммы, номенклатуры)
•Подготовка встреч, заказ канцелярии для отдела, коммуникация с бухгалтерией
•Актуализация карточек контрагентов в 1С, ввод первичных данных
•Помощь менеджерам в поиске необходимой для них информации
•Подготовка простых стандартных отчетов для руководителя
•Работа с сертификатами: прием, учет, контроль наличия и систематизация сертификатов качества (паспортов) на металлопродукцию, поступающих от поставщиков
•Поддержание в актуальном состоянии списков контактов поставщиков, баланс и себестоимость, отправка документов
Информационное обеспечение
•Распечатка и копирование спецификаций, графиков отгрузок для менеджеров и филиалов
•Тревел-поддержка руководителей
•Оформление заявок на заводы для получения цен
•Актуализация данных по отгрузке вагонов с заводов
•Ведение реестра по оплатам, проверка актуальности счетов
