Обязанности:
Документооборот компании:
•ведение реестра исходящих/входящих документов
•сканирование и организация хранения документов на общем компьютере компании
•координация хождения документов между бухгалтерией, офисом и партнерами Компании
•хранение, архивация оригиналов договоров поставок
•получение/отправка корреспонденции, документов, посылок, взаимодействие с курьерскими службами, водителями
•взаимодействие с представителями бухгалтерии по вопросам документооборота, соблюдение принятых алгоритмов
Хозяйственная часть:
•отслеживание и своевременное обеспечение офиса необходимыми канцтоварами, расходными материалами для офисной техники
•обеспечение бесперебойной работы офисной техники, своевременная организация тех.обслуживания
•отслеживание и своевременное обеспечение офиса необходимыми продуктами, водой и хозтоварами
•поддержание порядка в офисе, организация процессов по уборке, выносу мусора
•организация профилактических действий/мелкого ремонта
•еженедельная отчётность по затратам на офисные нужды
Взаимодействие с поставщиками услуг и бухгалтерией:
•построение эффективной коммуникации с представителями поставщиков услуг (УК офисных помещений, провайдеры и т.п.)
•ведение учета оплаты поставщикам коммунальных услуг, провайдерам связи
•своевременное снятие показаний счётчиков
•отправка первичной документации и актов сверок
•перезаключение договоров на новый период
•своевременное информирование руководства о поступившей корреспонденции/запросах
•обеспечение взаимодействия с транспортными компаниями, полная ответственность за документооборот и координацию процессов между ТК, офисом, бухгалтерией и партнерами компании
•своевременная отправка документов и координация процессов взаимодействия с представителями бухгалтерии
Продажи:
•знание продукции и партнеров-поставщиков Компании
•периодическое обновление КП в соответствии с правилами Компании
•техническое оформление и ведение тендерных процедур
•отслеживание возможных заказов в рамках сферы деятельности на электронных площадках
•регулярная рассылка КП по вверенной клиентской базе (не менее 2 раз в месяц)
•осуществление обзвона клиентов с целью выяснения потребности в продуктах компании и сбора информации о конкурентах и их активностях на рынке, поиск новых клиентов, проработка новых возможных направлений
•еженедельная отчетность о проделанной работе непосредственному руководителю и директору компании
Прочее:
•выполнение текущих поручений директора и непосредственного руководителя
•решение возникающих вопросов в рамках должностных обязанностей
•персональная ответственность за исполнение вышеперечисленных обязанностей
Условия:
•работа в офисе в районе автовокзала 3 дня в неделю, в офисе в центре города 1 день в неделю, 1 день возможен хоум-офис
•официальное трудоустройство
•премирование по решению директора
•оплата сотовой связи и единого проездного
