MASKOHOLIC — российский бренд косметики, который развивается, создаёт новые продукты и растёт вместе со своей командой.
Мы ищем офис-менеджера, который станет важной частью нашей команды и поможет сделать рабочие процессы удобными, организованными и комфортными для всех.
Это позиция для человека, который любит порядок, умеет решать разноплановые задачи, проявляет инициативу и получает удовольствие от того, что благодаря ему всё работает как часы.
Чем предстоит заниматься
Организация работы офиса
•Обеспечивать бесперебойную работу офиса: закупать канцелярию, расходные материалы и оборудование, контролировать состояние офисной техники.
•Создавать комфортную атмосферу для сотрудников и гостей, ежедневно подготавливать офис к началу рабочего дня.
•Принимать звонки, работать с входящей и исходящей документацией, взаимодействовать с курьерскими и почтовыми службами.
•Организовывать встречи и переговоры, готовить переговорные комнаты к приёму гостей.
•Взаимодействовать с административно-хозяйственной службой (АХО) бизнес-центра по вопросам эксплуатации и обслуживания офиса, оформления пропусков и решения текущих организационных вопросов.
•Контролировать оплату двух закреплённых за компанией парковочных мест и взаимодействовать с администрацией бизнес-центра по вопросам парковки.
•Вести учёт офисных расходов, контролировать бюджет и готовить финансовую отчётность.
•Следить за соблюдением офисных стандартов и требований безопасности.
Поддержка команды и HR-процессов
•Сопровождать выход новых сотрудников: координировать подготовку рабочих мест, оборудования, корпоративных аккаунтов и необходимых доступов.
•Организовывать оформление пропусков для сотрудников через АХО бизнес-центра.
•Обеспечивать подписание кадровых и иных внутренних документов с новыми и действующими сотрудниками в рамках предоставленных полномочий и во взаимодействии с HR-отделом.
•Участвовать в адаптации новых сотрудников: проводить welcome-встречи, помогать в онбординге и знакомстве с внутренними процессами компании.
•Участвовать в HR-процессах, включая проведение exit-интервью.
•Организовывать корпоративные мероприятия, праздники и поздравления сотрудников.
•Помогать команде в подготовке маркетинговых мероприятий и коммерческих материалов.
•Администрировать внутренние рабочие сервисы (Битрикс24, Google Workspace), корпоративные аккаунты и доступы, включая сервисы на базе искусственного интеллекта.
•Поддерживать порядок в рабочих чатах и внутренних коммуникациях.
Поддержка отдела продукта
•Принимать и вести учёт образцов косметической продукции от производственных площадок, формировать наборы для тестирования и отправки.
•Помогать в организации потребительского тестирования косметики: формировать группы тестировщиков, координировать их участие и сопровождать процесс тестирования.
•Организовывать отправку образцов через СДЭК и контролировать доставку.
•Собирать обратную связь от участников тестирования, систематизировать результаты в таблицах и готовить краткие выводы для команды.
Административная поддержка руководства
•Вести календарь руководителя, организовывать встречи и переговоры.
•Организовывать командировки: бронировать билеты, отели и оформлять необходимые документы.
•Вести учёт рабочего времени личного водителя генерального директора (план/факт), формировать сводные данные и передавать их руководителю отдела персонала для расчёта и выплаты премий.
•Помогать в подготовке семейных мероприятий и праздников руководителя, оказывать поддержку в решении персональных организационных вопросов и поручений.
•Готовить отчёты и оказывать административную поддержку текущим бизнес-процессам.
Что мы ожидаем
•Опыт работы офис-менеджером, административным ассистентом или помощником руководителя.
•Уверенное владение Google Docs, Google Sheets, Excel и готовность быстро осваивать новые сервисы.
•Опыт организации административно-хозяйственных процессов, работы с документами и взаимодействия с подрядчиками.
•Умение работать в режиме многозадачности, самостоятельно расставлять приоритеты и доводить задачи до результата.
•Внимательность к деталям, организованность и ответственность.
•Развитые коммуникативные навыки, доброжелательность и грамотную письменную и устную речь.
•Проактивность: способность не только выполнять поручения, но и замечать, что можно улучшить.
Будет преимуществом
•Опыт работы с Битрикс24, Google Workspace и нейросетями.
•Опыт организации корпоративных мероприятий, командировок и участия в HR-процессах.
•Опыт взаимодействия с административными службами бизнес-центров.
•Опыт работы с образцами продукции, организации тестирований или сбора обратной связи.
Что предлагаем
•Работу в развивающемся косметическом бренде MASKOHOLIC.
•Дружную, молодую команду, где помогают друг другу, ценят инициативу и поддерживают новые идеи.
•Красивый, современный и комфортный офис в центре Москвы — всего 5 минут пешком от метро «Чистые пруды».
•График работы 5/2, офисный формат.
•Скидки на косметику нашего бренда.
•Разнообразные задачи и возможность развиваться в административном направлении, HR.
•Оформление по срочному трудовому договору на период отпуска по уходу за ребёнком основного сотрудника (декретная ставка). Впереди ещё 3 года работы в команде.
Нам важно найти не просто человека, который поддерживает порядок в офисе, а коллегу, с которым команде будет комфортно работать каждый день.
