О компании
В российской ИТ-компании «Логвинов Консалтинг Сервис» открыта вакансия офис-менеджера в небольшой спокойный офис. Компания занимается разработкой специализированных программных решений для предприятий оборонно-промышленного комплекса.
У компании небольшой коллектив и спокойная рабочая атмосфера. В офисе нет постоянного потока посетителей и высокой нагрузки на ресепшен: большую часть времени в офисе работают сотрудники компании.
Основная задача офис-менеджера – сделать так, чтобы ежедневные организационные вопросы решались вовремя и без лишней суеты: в офисе было всё необходимое, переговорная была готова к встрече, отправления переданы или получены, а поручения руководителя не терялись и доводились до результата.
Подойдёт человек, которому комфортно работать в спокойной обстановке, который любит порядок, внимательно относится к деталям и умеет самостоятельно организовать свою работу. Важно, чтобы текущие организационные задачи не терялись и доводились до результата без постоянных напоминаний.
Обязанности
•Обеспечение жизнедеятельности офиса: контроль наличия и своевременный заказ воды, канцелярских, хозяйственных и других необходимых для работы офиса принадлежностей и расходных материалов
•Поддержание порядка и комфортных условий в офисе: контроль качества основной уборки, поддержание повседневного порядка в небольшой офисной кухне, переговорных и общих зонах, в том числе порядка с посудой, взаимодействие с клининговой и другими обслуживающими службами по возникающим вопросам
•Встреча посетителей и гостей компании: встреча гостей, информирование принимающего работника об их прибытии, заказ пропусков
•Работа с корреспонденцией и курьерскими службами: получение и передача почтовых и курьерских отправлений соответствующим работникам, подготовка отправлений, вызов и координация курьеров. Ведение делопроизводства, регистрация документов и ведение реестров в обязанности не входят
•Помощь руководителю в подготовке и проведении встреч: подготовка переговорной, необходимых материалов, воды и иных напитков для участников, встреча и сопровождение гостей
•При необходимости – техническая помощь руководителю в подготовке документов: печать, копирование, сканирование, формирование комплектов документов, раскладка материалов в необходимом порядке
•Помощь в организации служебных поездок и командировок руководителя (в случае необходимости)
•Взаимодействие по вопросам пропускного режима: оформление необходимых заявок на пропуска для посетителей и решение текущих организационных вопросов, связанных с доступом в офис
•Контроль исправности офисной техники и оборудования: передача информации о неисправностях, взаимодействие с технической поддержкой и сервисными организациями, контроль наличия необходимых расходных материалов
•Организационная помощь по текущим офисным вопросам: передача сотрудникам организационной информации и решение бытовых и административных вопросов, связанных с работой офиса
•Выполнение текущих организационных поручений руководителя, относящихся к функционалу офис-менеджера
Что для нас важно
•Опыт работы офис-менеджером, секретарём, администратором офиса или на аналогичной позиции от 1 года
•Высшее/неоконченное высшее образование
•Уверенное владение компьютером и офисной техникой
•Грамотная устная и письменная речь
•Умение самостоятельно организовать свою работу, не терять небольшие текущие задачи и доводить их до результата, внимательность к деталям
•Умение расставлять приоритеты, если одновременно возникает несколько организационных вопросов
•Нормальная деловая коммуникация: спокойно уточнить необходимую информацию, предупредить о проблеме и своевременно сообщить о результате
•Готовность самостоятельно разобраться в простой рабочей ситуации и понимать, когда действительно необходимо обратиться к руководителю за уточнением
Условия
•Официальное оформление в соответствии с ТК РФ
•Полная занятость
•График работы 5/2, с 09:00 до 18:00 (обеденный перерыв - 1 час)
•Работа в офисе
•В офисе принят аккуратный деловой стиль одежды
•Заработная плата – 92 000 ₽ до вычета налогов, выплаты два раза в месяц
•Испытательный срок – 3 месяца
•ДМС после окончания испытательного срока
•Офис: Москва, ул. Можайский Вал, 8
•Ближайшие станции метро – Киевская и Студенческая
•Небольшой коллектив, спокойная рабочая обстановка
•Оборудованная кухня
