Описание
Ищем организованного, внимательного и самостоятельного сотрудника, который обеспечит бесперебойную административную работу офиса, порядок в CRM и документах, своевременную обработку входящих обращений и качественную организационную поддержку руководителя и сотрудников.
Ожидаемый итог деятельности
•Все входящие обращения клиентов, поставщиков и партнеров своевременно приняты, зарегистрированы и переданы ответственным сотрудникам; заявки не теряются.
•Офис и производство бесперебойно обеспечены водой, канцелярией, картриджами, оргтехникой и необходимым сервисным обслуживанием.
•Рабочее пространство остается чистым, организованным, технически исправным и комфортным для сотрудников и посетителей.
•Руководитель и команда получают качественную административную поддержку: организованы совещания, пропуска, корреспонденция, прием посетителей и выполнение текущих поручений.
Обязанности
•Ежедневная оперативная обработка и распределение входящих обращений клиентов.
•Снабжение офиса и производства (вода, канцтовары, картриджи, расходные материалы, оргтехника и иные необходимые ресурсы).
•Организация чистоты, уюта в офисе, работоспособность оборудования.
•Делопроизводство и внешние коммуникации: ведение книги регистрации входящей и исходящей корреспонденции; упаковка, оформление и отправка рекламной, бухгалтерской и иной почтовой корреспонденции; взаимодействие с курьерскими службами, Почтой России, подрядчиками и поставщиками; учет и контроль расходов по соответствующим услугам.
•Административная поддержка руководителя и сотрудников: подготовка и ведение протоколов совещаний, фиксация решений, ответственных и сроков; обновление телефонного справочника компании, справочника распределения регионов, календаря дней рождения; оформление пропусков на территорию бизнес-центра; прием посетителей и организация чайно-кофейного сервиса по поручению генерального директора.
Требования
•Опыт работы офис-менеджером, помощником руководителя, административным ассистентом или координатором от 1–2 лет.
•Уверенное владение Microsoft Office или аналогичными программами: Word, Excel, Outlook; умение работать с таблицами, документами и электронной почтой.
•Опыт работы в CRM-системах; опыт с Terrasoft будет преимуществом.
•Навык ведения деловой переписки, документооборота, работы с входящей и исходящей корреспонденцией.
•Умение работать с несколькими задачами одновременно, расставлять приоритеты и контролировать сроки.
•Высокая внимательность к деталям: корректное внесение данных в CRM, работа со счетами, реквизитами, реестрами и документами.
•Грамотная устная и письменная речь, деловой и доброжелательный стиль общения.
•Самостоятельность, ответственность, инициативность и умение доводить поручения до результата.
•Готовность взаимодействовать с подрядчиками, курьерами, поставщиками, сотрудниками охраны и техническими специалистами.
•Соблюдение конфиденциальности при работе с внутренней информацией, расходами и поручениями руководителя.
•Высшее образование.
•Отличное знание ПК и оргтехники, программ Word, Excel, CRM.
•Коммуникабельность.
•Клиентоориентированность.
Условия
•Оклад 85 000 ₽ чистыми на руки.
•КПИ + 15 000 ₽ (критерии качества работы, заказ билетов, гостиниц, командировок, подмены).
