Ключевые задачи:
1. Приёмная и зона ресепшен:
•Обслуживание кофемашины и термопота: контроль наличия воды, зёрен, молока, лимонов, ежедневная чистка кофемашины;
•Поддержание чистоты поверхностей (столы, шкафы);
•Создание комфортной и дружелюбной атмосферы в офисе.
2. Работа в Битрикс24 в рамках зоны ответственности:
•Добавление и удаление сотрудников в системе;
•Работа с задачами от сотрудников;
•Работа с документами;
•Оформление заявок на оплату;
•Ведение новостной ленты (объявления, кадровые перемещения и др.).
3. Оформление командировок:
•Участие в процессе согласования и контроль выполнения задач в Битрикс24;
•Оформление приказов в 1С: ЗУП;
4. Телефонные звонки:
•Входящие внешние и внутренние звонки;
•Исходящие внешние (взаимодействие с контрагентами) и внутренние звонки.
5. Корреспонденция:
•Регистрация и распределение входящей корреспонденции (Почта России, курьерские службы);
•Подготовка и отправка исходящей корреспонденции (Почта России, СДЭК, Гарантпост);
•Контроль работы курьеров: ведение реестра заявок, оперативная связь, маршрутизация.
6. Документооборот в рамках зоны ответственности:
•Подготовка, оформление, хранение и систематизация документов;
•Ведение табеля учёта рабочего времени (ресепшен, курьеры);
•Авансовая отчётность;
•Договорная работа: согласование с юристами, подписание, контроль наличия документов на оплату и закрывающих документов;
•Выпуск приказов на правоподписи.
7. Корпоративная сотовая связь:
•Полное ведение процесса.
8. Корпоративное такси:
•Полное ведение процесса.
9. Закупки:
•Канцтовары и расходные материалы (ежеквартально на всю компанию + по запросам);
•Почтовые марки;
•Питьевая вода для переговорных;
•Продукты для приёмной (печенье, конфеты, чай, кофе, снеки и т. п.).
10. Переговорные:
•Подготовка переговорных к встречам (порядок, чистота, вода, стаканы);
•Организация приёма посетителей (чай/кофе/перекус);
•Координирование встреч: бронирование, согласование при пересечении мероприятий.
11. Хозяйственные задачи:
•Мытьё посуды (посудомоечная машина);
•Уход за аквариумом (кормление рыб, чистка);
•Полив комнатных растений.
12. Организация корпоративных мероприятий
13. Выполнение поручений руководства
Требования:
•Среднее профессиональное или высшее образование;
•Опыт работы офис-менеджером, администратором, секретарём или помощником руководителя — от 1 года;
•Опыт работы с входящей/исходящей корреспонденцией и ведения документооборота;
•Знание MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) на уровне уверенного пользователя;
•Желателен опыт работы в 1С, Битрикс24 или аналогичных системах;
•Навыки деловой переписки и делового этикета;
•Грамотная устная и письменная речь;
•Ответственность и пунктуальность;
•Коммуникабельность и доброжелательность.
Условия:
•Официальное трудоустройство со всеми гарантиями по ТК РФ;
•Стабильная зарплата;
•Корпоративная сотовая связь;
•График: пн–пт с 9:30 до 18:15;
•Место работы: м. Бульвар Рокоссовского, Открытое шоссе, д. 12, стр. 35.
