О компании
ООО ГК «Горизонт» — 14 лет занимается грузовыми автомобильными перевозками по России. В связи с развитием компании и расширением головного офиса компания ищет ОФИС-МЕНЕДЖЕРА.
Функционал достаточно широкий, так как компания ищет сотрудника, который будет связующим звеном между отделами.
Функционал
Поддержка руководителя компании
•ведение и актуализация календаря встреч и совещаний;
•организация совещаний: бронирование переговорной, подготовка повестки и материалов, при необходимости — протоколирование;
•организационные задачи (заказ билетов, бронирование гостиниц, подарки партнерам и т. п.);
•личные поручения (заказ цветов, организация личных встреч и поздравлений, оплата личных счетов, запись на приём, покупка товаров, помощь в оформлении личных документов, выполнение курьерских поручений);
•подготовка, печать, сканирование и отправка документов и корреспонденции от имени руководителя;
•контроль исполнения поручений руководителя другими сотрудниками: напоминания, сбор статусов, эскалация просрочек;
•контроль договоров с исполнителями по услугам для компании (заключение, контроль выплат);
•анализ для развития бизнеса: мониторинг и анализ программ для работы компании, анализ конкурентов, сбор информации по различным продуктам, поставщикам услуг в зависимости от потребностей компании;
•подготовка и написание чек-листов, инструкций для работы офиса по указанию руководителя;
•актуализация документации для общего пользования в Битрикс24;
•наполнение социальных страниц, сайта компании;
•ведение учета платежей;
•ведение и актуализация Базы знаний в Битрикс24.
Взаимодействие с отделом логистики
•ведение документооборота по отгрузкам: сканирование и отправка документов клиентам и в бухгалтерию;
•составление и ведение реестров отправленных документов, документооборот Лемана порядок действий для оплаты;
•участие в оформлении электронных перевозочных документов (ЭТРН/ЭПД) и отслеживании их статусов в CRM «Умная Логистика»;
•внесение и актуализация задач в Битрикс24;
•мониторинг и контроль ведения CRM «Умной Логистике»;
•заказ канцелярии, воды и расходных материалов для отдела логистики.
Взаимодействие с отделом бухгалтерии
•сбор первичной документации (счета, акты, УПД) от сотрудников и партнеров, проверка подписей и печатей перед передачей главному бухгалтеру по указанию генерального директора;
•работа с системами ЭДО — Контур.Диадок и СБИС: отправка и прием документов, контроль статусов подписания;
•контроль дебиторской задолженности, учет, направление писем, подготовка задач для отделов по погашению дебиторской задолженности (по инструкции);
•контроль статусов отправок в УЛ.
Взаимодействие с отделом продаж и тендерным специалистом
•помощь в подготовке коммерческих предложений и типовых ответов клиентам;
•сбор и оформление комплектов документов для участия в тендерах и закупках;
•сбор и оформление комплектов документов для заключения договоров.
Общие административные функции (офис)
•обеспечение жизнедеятельности офиса (вода, чистота, исправность оргтехники, заказ техники, мебели);
•учет и контроль мобильной связи, лимитов затрат, настройка виртуальной АТС (добавление пользователей, оптимизация расходов);
•взаимодействие с клининговой службой и техподдержкой;
•заказ хозяйственных товаров и канцелярии;
•ведение учета рабочего времени (табель) для административного персонала, контроль и ведение СКУД (системы контроля и управления доступом);
•организация корпоративных мероприятий.
Ключевая особенность должности — многозадачность и работа «на подхвате»: офис-менеджер оперативно реагирует на входящие поручения от генерального директора и руководителей отделов и является связующим звеном между подразделениями компании (отделов логистики, бухгалтерии, транспортным отделом, тендерным специалистом, юристом компании).
Требования к должности
•Образование: среднее специальное или высшее (документационное обеспечение, менеджмент, логистика — как преимущество).
•Опыт: от 1 года на аналогичных задачах (офис-менеджер, ассистент/помощник руководителя, секретарь, логист).
•Владение ПК: уверенный пользователь Word, Excel; желательно — опыт работы в 1С:Предприятие, почтовых клиентах, CRM-системах; плюсом будет опыт работы с Битрикс24 и системами ЭДО (Контур.Диадок, СБИС).
•Владение ИИ.
•Личные качества: стрессоустойчивость, многозадачность, инициативность (видеть, что нужно сделать, и делать это без напоминаний), пунктуальность, ответственность, доброжелательность в общении, аналитическое мышление, внимательность.
Приглашаем стать частью команды. Готовы рассмотреть кандидатов, желающих быть активно включенными в рабочие процессы и готовыми к решению задач.
