Концерн BWT – ведущая европейская компания в области технологий водоподготовки с головным офисом в Австрии. Приглашает в свою команду офис-менеджера.
Чем предстоит заниматься:
•Выполнение личных поручений генерального директора.
•Замещение на время отпуска/больничных офис-менеджера в обособленном подразделении (на ул. Касаткина, м.ВДНХ).
•Ведение входящих и исходящих телефонных звонков.
•Ведение учёта получаемой и отправляемой корреспонденции.
•Обеспечение заказов авиа и ж/д билетов, такси, гостиниц, во время служебных командировок работников, осуществление помощи в оформлении виз. Предоставление счета и отчета по командировкам в бухгалтерию компании.
•Взаимодействие с курьерскими службами и почтой России.
•Организация подписания документов структурных подразделений генеральным директором.
•Организация встреч гостей офиса (заказ пропусков, прием и сопровождение гостей, организация чая/кофе).
•Поддержание жизнеобеспечения офиса (заказ канцелярских товаров, чая/кофе, расходных материалов; взаимодействие с арендодателем по вопросам ремонта/неисправностей освещения, кондиционеров и пр.).
•Во время отсутствия старшего офис-менеджера (отпуск, больничный и т.д.):
•на ежедневной основе контролировать наличие штрафов на служебные автомобили, предоставлять информацию в бухгалтерию Организации. Оформлять доверенности на управление автомобилями Организации.
•организовывать обеспечение работниками Организации корпоративной сотовой связью (оформлять/подключать номера, обеспечивать работников информацией по подключенным тарифным пакетам, отключать/блокировать номера; предоставлять отчет по затратам руководителям структурных подразделений, отчет перерасхода по номерам в бухгалтерию).
•организовывать рабочее место сотрудникам, в т.ч. закупка необходимого оборудования/техники для работы. Предоставлять отчет по движению ТМЦ в бухгалтерию.
•Оформлять деловые приглашения иностранным гражданам.
•По запросу сотрудников компании помогать в сборе учредительных документов.
•Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.
Наши пожелания:
•Умение работать в режиме многозадачности, расставлять приоритеты.
•Высокая самоорганизация и самостоятельность.
•Владение грамотной устной и письменной речью.
•Умение вежливо и корректно общаться со всеми, независимо от статуса.
•Опыт работы офис-менеджером от 3 лет (желателен также опыт работы личным помощником руководителя).
•Владение офисным пакетом (Word, Excel), Outlook, 1С 8.3 (последняя - желательно, но не обязательно).
•Знание английского языка приветствуется.
А вот что предлагаем мы:
•Официальное оформление в штат с 1-го дня;
•Полностью «белую» заработную плата;
•Работу в стабильной компании с многолетней историей на долгосрочной основе.
•График работы пн-чт с 9.00 до 18.00, пт с 9.00 до 17.00;
•По окончании испытательного срока – программы ДМС (от 50 % компенсирует компания);
•Частичная компенсация питания, ежедневно 250 р./день (при предоставлении чеков);
•Современное и оборудованное рабочее место в БЦ Порт Плаза (шаговая доступность от м. Технопарк).
•Ввод в должность, наставничество, приятный коллектив единомышленников.
