Описание
В АО «АСТ Телеком» мы ищем Организатора, который возьмет на себя полный цикл хозяйственного и административного управления офисом.
Функциональные обязанности Менеджера офиса (административно-хозяйственное обеспечение):
1. Финансово-хозяйственное сопровождение:
•Ежемесячный сбор счетов от поставщиков (услуги связи, интернет, лизинг, коммунальные и охранные услуги) из систем ЭДО, электронной почты и личных кабинетов.
•Формирование заявок на оплату в учетной системе (Битрикс) с соблюдением установленных сроков платежей.
•Организация закупок хозяйственных товаров, канцелярских принадлежностей и расходных материалов для офиса и склада на основании поступающих заявок.
2. Документооборот и корреспонденция:
•Ведение реестра входящей и исходящей документации, сканирование и архивирование корреспонденции (включая претензии, уведомления, постановления).
•Организация отправки исходящих документов (почтовые отправления с уведомлением и описью вложения, курьерская доставка) и прием входящей корреспонденции.
•Подготовка и направление сведений в государственные органы (военкомат по кадровым вопросам, отчетность по автотранспорту).
•Оформление доверенностей (на получение ТМЦ, управление автотранспортом, представительство в госорганах и на почте).
3. Администрирование офисной инфраструктуры:
•Оформление пропусков для гостей и автотранспорта, программирование карт доступа к офисным помещениям и паркингу.
•Контроль технического состояния офисного оборудования (кофемашина, система водоочистки), своевременный заказ расходных материалов (картриджи, тонеры).
•Взаимодействие с клининговой службой по вопросам уборки служебных помещений.
4. Кадровое и административное сопровождение:
•Администрирование корпоративных почтовых ящиков (создание, блокировка, перенос данных при смене сотрудников).
•Организация командировок руководящего состава и сотрудников (бронирование гостиниц, авиа- и ж/д билетов).
•Обеспечение сотрудников корпоративной мобильной связью (оформление сим-карт, взаимодействие с оператором).
6. Исполнение специальных поручений:
•Оперативное выполнение распоряжений генерального директора и оказание содействия бухгалтерии в рамках административно-хозяйственной деятельности.
Требования:
•Уверенный пользователь ПК: Битрикс24 (задачи, диски, документооборот) и офисного пакета (Word, Excel)
•Понимание принципов работы с электронным документооборотом (ЭДО) и личными кабинетами государственных услуг (Госуслуги, налоговые сервисы)
•Грамотная устная и письменная речь (подготовка официальных писем, справок, ответов на запросы)
•Проактивность: способность видеть проблемы до их возникновения (заканчивающиеся расходники, истекающие сроки доверенностей/пропусков) и решать их без напоминаний
•Системность и внимательность в работе с документами
•Стрессоустойчивость: умение переключаться между разноплановыми задачами (от оплаты лизинга до командировки директора) в режиме многозадачности
•Коммуникабельность: эффективное взаимодействие с бухгалтерией, руководством и внешними контрагентами (умение дипломатично "продавить" оплату или документ)
•Самоорганизация: отсутствие необходимости во внешнем контроле, умение выстраивать свой рабочий день самостоятельно
Условия:
•График 5/2
•Выплаты 2 раза в месяц
•Работа в комфортном офисе БЦ Водный
