Задачи
Документооборот с клиентами и договорным отделом
•Получение от менеджеров по продажам информации по заключённым сделкам
•Сбор необходимых реквизитов, доверенностей и других документов от клиентов
•Подготовка заявок на договоры, дополнительные соглашения, приложения
•Передача документов в договорной отдел, контроль согласования и сроков подготовки
•Организация коммуникации по правкам между клиентом и договорным отделом
•Контроль подписания документов
•Контроль наличия документов, необходимых для запуска рекламы и последующего закрытия сделки
Постановка и контроль задач на размещение рекламы
•Получение от менеджеров подтверждённых заказов и медиапланов
•Подготовка и передача заявок на размещение по внутренним регламентам
•Постановка задач на рекламный трафик для цифровых площадок
•Передача задач ответственным сотрудникам по печатным изданиям, сайту, соцсетям, Дзену, приложениям и спецпроектам
•Проверка полноты исходных данных: клиент, площадка, формат, сроки, стоимость, объём, ссылки, рекламные материалы и технические требования
•Контроль принятия задачи в работу, подтверждения сроков и фактического запуска
•Своевременное информирование менеджера о рисках, задержках и необходимости дополнительных материалов
•Ведение единого реестра рекламных заказов и статусов исполнения
Контроль исполнения и отчётность
•Контроль выполнения всех составляющих комплексных проектов (например, статья на сайте, публикация в печатном издании, посты в социальных сетях и дополнительные форматы)
•Проверка соответствия фактического размещения условиям заказа
•Сбор подтверждений выхода материалов, ссылок, скриншотов и других доказательств размещения
•Контроль соблюдения дедлайнов и информирование ответственных менеджеров о любых отклонениях
•Сбор итоговых данных по выполненным размещениям для отчётности перед клиентом
•Сверка запланированных и фактически выполненных размещений
•Сбор информации от площадок и внутренних подразделений для подготовки отчётов
•Взаимодействие с договорным отделом и бухгалтерией по актам, счетам и другим закрывающим документам в пределах закреплённых полномочий
•Контроль направления документов клиенту, подписания и возврата
Требования
•Опыт работы в сфере рекламы, СМИ, рекламном агентстве или digital-маркетинге от 1 года
•Опыт сопровождения рекламных проектов, работы с заказами и документооборотом
•Навыки деловой переписки и ведения коммуникации с клиентами и внутренними подразделениями
•Понимание процесса подготовки и согласования договоров, дополнительных соглашений, приложений и закрывающих документов
•Опыт постановки задач смежным подразделениям и контроля сроков их выполнения
•Уверенное владение MS Office, в особенности Excel; умение вести таблицы, реестры и контролировать статусы задач
•Грамотная устная и письменная речь
•Внимательность к деталям, ответственность, организованность и умение работать с большим количеством параллельных задач
Будет плюсом:
•Опыт работы в издательском доме, СМИ или рекламном агентстве с несколькими рекламными площадками
•Понимание специфики размещения рекламы на сайтах, в социальных сетях, печатных изданиях и в рамках спецпроектов
•Опыт работы с системами электронного документооборота (ЭДО)
•Опыт взаимодействия с договорным отделом, бухгалтерией, трафик-менеджерами и производственными подразделениями
•Навыки работы в CRM и системах управления задачами
Условия
•Full-time, график 5/2 с 10:00 до 19:00 по МСК
•Уютный офис в центре Москвы (м. Савеловская), шаговая доступность от метро
•Работа в стабильной компании, крупнейшей в своём секторе
•Официальное оформление по ТК РФ, "белая" заработная плата
•Уровень заработной платы будет обсуждаться по итогам собеседования
