О компании
Ассоциация предприятий индустрии детских товаров приглашает в команду администратора офиса. У нас небольшая команда — до 25 человек. Основная задача администратора — обеспечивать повседневную работу офиса: необходимые товары и услуги, готовность рабочих мест и переговорных, учёт офисного имущества, взаимодействие со службами арендодателя и подрядчиками, приём посетителей и организационно-техническое обеспечение совещаний.
Значительная часть технического обслуживания и эксплуатации помещений выполняется службами арендодателя. Поэтому нам нужен не технический специалист по эксплуатации, а самостоятельный и хозяйственный администратор, который видит текущую потребность, организует её решение и контролирует результат.
Ассоциация реализует отраслевые проекты с участием органов государственной власти, ведущих предприятий, экспертных и общественных организаций. Для нас важны порядок, внимательное отношение к сотрудникам и посетителям, аккуратность и умение доводить текущие задачи до результата.
Основные задачи
1. Административно-хозяйственное обеспечение офиса
•обеспечивать повседневную готовность офиса к работе сотрудников и приёму посетителей;
•следить за состоянием рабочих мест, переговорных и офисных помещений;
•организовывать оснащение рабочих мест сотрудников;
•обеспечивать офис канцелярскими, хозяйственными и другими необходимыми расходными материалами;
•обеспечивать наличие чая, кофе, питьевой воды, сахара и других согласованных продуктов и расходных материалов для сотрудников и посетителей;
•контролировать необходимые запасы и своевременно организовывать их пополнение;
•взаимодействовать со службами арендодателя и управляющей организации по вопросам эксплуатации помещений, ремонта и технического обслуживания;
•направлять заявки на устранение неисправностей и контролировать их исполнение;
•при необходимости организовывать работу согласованных сервисных организаций и подрядчиков;
•организовывать курьерские и иные необходимые хозяйственные услуги.
2. Имущество, техника и склад
•вести установленный в Ассоциации журнал учёта материальных ценностей;
•учитывать офисную технику, оборудование, иное имущество и материальные ценности, находящиеся на складе;
•оформлять выдачу и возврат техники и иного имущества сотрудникам;
•контролировать фактическое наличие и местонахождение имущества;
•обеспечивать порядок хранения материальных ценностей на складе;
•участвовать в инвентаризации имущества;
•совместно с бухгалтером, техническими и другими ответственными специалистами участвовать в подготовке имущества к списанию и дальнейшем организационном сопровождении списанного имущества.
3. Закупка товаров и услуг для офиса
•собирать текущие потребности офиса в товарах, работах и услугах;
•при необходимости искать поставщиков и подрядчиков;
•запрашивать и сопоставлять коммерческие предложения;
•готовить информацию для согласования выбора поставщика или варианта закупки;
•формулировать требования к необходимым товарам, работам и услугам;
•готовить заявки и простые технические описания;
•после согласования оформлять заказы и организовывать их исполнение;
•взаимодействовать с поставщиками и подрядчиками по вопросам исполнения согласованных заказов;
•контролировать сроки поставки, комплектность товаров и фактическое выполнение заказанных услуг;
•получать от поставщиков счета, акты, накладные и другие документы и передавать их ответственным сотрудникам;
•организовывать сервисное обслуживание и ремонт офисного оборудования через соответствующие службы или согласованных подрядчиков.
4. Организационное обеспечение работы офиса
•принимать и распределять общие телефонные звонки и обращения;
•оформлять пропуска для посетителей и транспортных средств;
•встречать посетителей;
•обеспечивать организационно-техническое сопровождение совещаний, встреч и переговоров, в том числе дистанционных;
•обеспечивать готовность переговорных помещений, оборудования и необходимых материалов;
•обеспечивать техническую готовность оборудования для видеоконференций;
•обеспечивать наличие и подачу воды, чая, кофе и других предусмотренных форматом встречи напитков;
•заказывать согласованные товары и услуги, необходимые для проведения встреч;
•взаимодействовать с сотрудниками Ассоциации по организационным вопросам проведения встреч;
•по согласованным заявкам организовывать служебные поездки работников: приобретение билетов, бронирование гостиниц, организацию трансферов;
•обеспечивать административно-хозяйственную и организационно-техническую часть отдельных деловых мероприятий Ассоциации.
Администратор офиса не является помощником президента Ассоциации. Бухгалтерские, юридические, кадровые и делопроизводственные функции выполняются профильными специалистами.
Мы ожидаем
•опыт работы администратором офиса, офис-менеджером, специалистом АХО или на сопоставимой позиции от 3 лет;
•практический опыт самостоятельного ведения административно-хозяйственных вопросов офиса;
•опыт работы с офисным имуществом, техникой или материальными ценностями;
•умение организовать выдачу, возврат и фактический учёт офисного имущества;
•опыт взаимодействия со службами арендодателя, сервисными организациями, поставщиками и подрядчиками;
•умение искать поставщиков, запрашивать и сопоставлять коммерческие предложения;
•умение понятно формулировать требования к необходимым товарам, работам и услугам;
•грамотную устную и письменную речь;
•навыки деловой переписки и общения с поставщиками, сотрудниками и посетителями;
•уверенное владение офисными программами, электронными таблицами и современными интернет-сервисами;
•самостоятельность, организованность, ответственность и внимание к деталям.
Для этой позиции особенно важны хозяйственность, доброжелательность, разумная инициативность и привычка доводить начатое до результата.
Мы предлагаем
•работу в Ассоциации предприятий индустрии детских товаров — отраслевой организации, реализующей проекты с участием органов государственной власти и ведущих предприятий индустрии;
•оформление по ТК РФ с первого рабочего дня;
•официальную заработную плату — 115 000 рублей до удержания НДФЛ; итоговые условия обсуждаются с успешным кандидатом по результатам собеседования;
•график работы 5/2: с понедельника по четверг с 10:00 до 19:00, в пятницу — до 17:00;
•работу в офисе, удалённый формат для данной позиции не предусмотрен;
•офис в Москве, Ленинский проспект;
•небольшую команду — до 25 человек;
•самостоятельный и понятный участок ответственности.
